Formal Letters

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Structure

They are usually business letters, and possible questions include a complaint, a job application, a booking or a cancellation. You must always use the same format and use the “vous” form, never Cher/Chère or the name of the person. Start the letter with Monsieur, or Madame, or Monsieur, Madame. Don’t forget to sign with both your surname and name.

Layout

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Job application letter

Applying

Suite à votre annonce parue dans Le Figaro du 5 avril, …

Après avoir lu votre annonce parue dans Le Monde du 4 juin,…

Ayant lu dans L’Express du 21 février que vous recherchiez…

En réponse à votre offre d’emploi publiée dans La Voix Du Nord,…

…j’ai l’honneur de solliciter l’emploi de…/le poste de…/ce poste.

…j’ai l’honneur de poser ma candidature pour le poste de…

…je me permets de poser ma candidature pour le poste que vous offrez…

…j’ai l’honneur de postuler pour la position de…

 

Reasons

Je voudrais travailler en France afin de perfectionner mon français.

Je compte étudier le français à l’université l’année prochaine.

J’ai l’intention d’améliorer mon français avant d’aller en fac l’année prochaine

 

Asking for information

Je vous serais reconnaissant(e) de m’envoyer des informations/renseignements supplémentaires sur le poste.

Est-ce que l’on est nourri et logé ?

Combien est-on payé de l’heure?

Est-ce que j’aurai du temps libre?

Est-ce que je devrai travailler le week-end?

 

References

Veuillez trouver, ci-joint, une copie de mon Curriculum Vitae ainsi que des lettres de recommandations de mes précédents employeurs.

En espérant que mes qualifications et expériences passées répondront à ce que vous recherchez, je me tiens à votre entière disposition pour un entretien/de plus amples renseignements.

 

Ending

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de mes sentiments distingués/dévoués.

Dans l’attente d’une réponse favorable, veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Veuillez croire, Monsieur, à l’expression de mes sentiments respectueux.

 

'Writing to a tourist office' letter

Nous avons l’intention de visiter votre ville pour la première fois.

Je vous serais reconnaissant(e) de m’envoyer…

• une carte de la région
• une liste des monuments importants
• des renseignements
• un plan de la ville
• un horaire des trains et des autobus
• des dépliants
• une liste des hôtels/terrains de camping/auberges de jeunesse/gîtes

Pourriez-vous me recommander un bon hôtel (3 étoiles/bon marché)?

Est-ce que vous organisez des excursions/des visites guidées?

Qu’est-ce qu’il y a à voir et à faire dans la ville et les environs?

Quelles activités sont disponibles?

Thanking

Je vous remercie beaucoup de…

Je vous remercie d’avance de… + infinitif

Je vous suis très reconnaissant(e) d’avoir… + participe passé

 

'Booking a hotel room/a campsite' letter

Je vous écris afin de réserver un emplacement dans votre terrain de camping

Nous comptons y rester 7 jours, du… au…

Nous serons quatre, dont deux adultes et deux enfants.

Est-ce qu’il y a une piscine/une gym dans l’hôtel ?

Est-ce que le petit déjeuner est compris ?

Nous viendrons avec une caravane/une tente

Est-ce que nous devons réserver à l’avance?

Est-ce que je dois envoyer des arrhes ?

Nous voudrions un emplacement tranquille/à l’ombre

Est-ce que vous avez…

• des douches chaudes?
• une laverie automatique?
• un terrain de jeux?
• une petite épicerie?
• un café?
• une piscine?

Est-ce que vous vendez du matériel de camping?

Votre terrain de camping se trouve à quelle distance de la plage?

Je voudrais savoir à quelle heure… / connaître l’heure à laquelle…

Pourriez-vous me dire si…

Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir me dire si…

Est-ce que l’hôtel organise des excursions ?

 

Cancelling

J’ai reservé une chambre/un emplacement dans…

Je suis au regret de vous annoncer que…

J’ai le regret de vous informer que je dois annuler ma reservation

Malheureusement je ne pourrai pas voyager à cette periode car j'ai un empechement

 

'Letter of complaint' letter

Un produit

J’étais de passage dans votre ville

Pendant les grandes vacances/les vacances de Pâques/…de Noël/le week-end du…

J’ai acheté un(e)…dans votre magasin

Je suis vraiment désolé(e) de vous dire que…

Je suis au regret de vous dire que...

Malheureusement, je regrette de vous informer que je ne suis pas satisfait(e) de cet article.

Quand je suis rentré(e) en Irlande, j’ai découvert qu’il/elle…

• était cassé(e) / défectueux(se)
• ne marchait pas
• était déchiré(e)

J’étais très déçu(e)/en colère

Je vous serais très reconnaissant(e) de le/la remplacer / ...de me rembourser l'article

Il/elle a coûté…euro

Veuillez trouver ci-joint le ticket d’achat/le reçu de ma carte bancaire/le certificat de garantie

Je vous remercie à l’avance de votre compréhension

 

probleme a l'hotel:

J’ai séjourné dans votre hôtel du… au…

Je regrette de vous informer que je ne suis pas du tout satisfait(e) de mon séjour

Les chambres étaient petites/sales/inconfortables/mal chauffées/toujours froides

Les lits grinçaient/faisaient du bruit tout le temps

Le frigidaire/la cuisinière/l’éclairage ne marchait pas

Il y avait une fuite sous l’évier de la cuisine

L’hôtel était trop bruyant/il y avait trop de bruit

L’air conditionné ne marchait pas

Les douches étaient froides

La nourriture était mauvaise/dégoûtante/d’une qualité médiocre

Il n’y avait pas de serviettes dans la salle de bains

Nous étions trop loin de la plage/de la ville

Le personnel n’était pas serviable

Un de vos employés était vraiment désagréable

Je ne recommanderai pas votre hôtel à mes ami(e)s

 

Past exam papers

2007
You and your family have just returned home after spending three weeks in an apartment you rented in Avignon. Write a letter of complaint to the owner, making the following points :

- When you arrived the apartment was dirty and you had to clean it up.

- The area was very noisy at night and you couldn’t sleep.

- The lift broke down after a week and was not repaired.

- You tried several times to contact the owner but he did not reply to your calls.

- If you do not receive a satisfactory reply you will write to the tourist office in Avignon.

You are :

Joseph / Josephine O’Malley,
14 Evergreen Road,
Kells, Co. Meath.

Address your letter to:

Monsieur Victor Morel,
22 avenue Pasteur,
84000 Avignon, France.

(about 75 words)

 

2003

EURO DISNEY FRANCE RECRUTE
dans la restauration, l’hôtellerie et la vente

Nature : emplois saisonniers

Période: juin, juillet, août, septembre 2003 [durée de 1 à 4 mois]

Horaires: 19 heures/semaine

Profil demandé: 18 ans minimum; parler le français et 1 autre

langue européenne; être très motivé

Lieu de travail: Marne-la-Vallée

Salaire: selon qualification

 

Write a letter of application in response to the advertisement above. In your letter :

- state your age and nationality;

- say what languages you speak and at what level;

- give details of relevant experience you might have;

- specify the period during which you would be available to work;

- mention that you are enclosing a copy of your C.V.

You are:

Liam/Laura Byrne
15 Main Street,
Kildare.

Address your letter to:

M. Clavel,
EURO DISNEY,
77 000 Marne-La-Vallée,
France.

(about 75 words)

 

2003
En baie de Somme, les chasseurs de canards, cachés toute la nuit dans des huttes*, sont de grands sentimentaux! L’un d’eux se vante: 'Ma copine m’a dit c’est moi ou tes canards. Je n’ai pas hésité. Elle est partie.' Un autre: 'Il est plus grave de perdre sa hutte que de perdre sa femme.Parce qu’une femme se remplace.

(*Hutte: abri rudimentaire utilisé par les chasseurs).

Comment avez-vous réagi à cet article publié dans un journal?

Ecrivez vos réactions sous forme de lettre au

Courrier des Lecteurs,
‘Phosphore’,
3-5 rue Bayard
75008, Paris.

Vous êtes

Séan Ó Briain/Síle Ní Bhriain,
An Baile Nua,
Co. Uibh Fhailí/John/Síle O’Brien,
Newtown,
Co. Offaly.

(About 75 words)

 

1997

Hotel restaurant 'Les arcades' - Roscoff

• Cuisiniers
• Serveurs/serveuses
• Plongeurs/plongeuses
• Femme de chambre
• Réceptionniste

 

Embauche immédiate

Adresser lettre, C.V. et photo:

Le Directeur, “Les Arcades”,
29680 Roscoff
Tél. 98 69 70 45 ou se présenter

Write a letter of application in response to the above advertisement. In your letter :

• Give details of your age and education,
• Say which job(s) you are interested in,
• Mention past work experience and your suitability for the work for which you are applying,
• Say that you have spent a lot of time in France, and that you speak French well,
• Mention that you are enclosing a C.V. and a photograph.

You are:

Patrick/Patricia Healy
New Street,
Dungarvan, Co.Waterford

(About 75 words)